Diplomarbeit - Prozessoptimierung - Dokumenten-Management-System (DMS)

Prozessoptimierung - Dokumenten-Management-System (DMS)

Das     DMS     ist     eine     zentrale,     elektronische Geschäftsverwaltung,  in  welche  geschäftsrelevante Informationen  geführt  werden. Die SBB Cargo AG verwendet zwei dieser Systeme:
SBB DMS
SAP DMS
Beide Systeme sind nicht benutzerfreundlich und die Verwaltung der Dokumente darin ist sehr mager. Für die Pflege der Metadaten ist nur eine Person berechtigt, womit allein durch Ihn eine aktive Pflege nicht gewährleistet werden kann. Im  Rahmen  dieser Projektarbeit wurde folgender Entscheid beschlossen:
Das  DMS  wird  zukünftig  dezentral  verwaltet. Pro Organisationseinheit werden jeweils 2 Mitarbeiter zu Dokumentenmanager geschult.
Diese haben zukünftig die Aufgabe die Dokumente Ihrer Organisationseinheit selbst zu pflegen.
Für die Umsetzung wurde folgendes vollbracht:
Die Dokumenten-Management-Systeme wurden beide bereinigt. Die Anzahl der Dokumente konnten um über 50% reduziert werden.
Der Prozess;  «Dokumentierte Vorgabenlenken» konnte entsprechend angepasst werden. Neu stehen z.B. Anleitungen für die beiden Systeme zur Verfügung.
Ein Schulungsplan wurde für die zu schulenden Mitarbeitenden erstellt. Im  Zusammenhang  mit  dem  Geschäftsprozessen, stellt das DMS einen sehr relevanten Teil dar, deshalbgewinnt sie im Unternehmen immer mehr an Bedeutung.